Så tar du fram ett bra intranät - experternas bästa tips!

8 oktober 2017

Annika, Niklas och Lina - tre av Forefronts seniora konsulter - ger sina bästa tips kring vad du ska tänka på när du tar fram ett nytt intranät.

Vilka är de vanligaste utmaningarna med dagens intranät?

 

Lina Holmgren, UX-strategi: Att personalen helt enkelt väljer att inte använda intranätet. En vanlig anledning till det brukar vara att det upplevs för besvärligt och krångligt, men även att informationen som finns där inte känns relevant för just dem.

 

Niklas, teknik: Intranät behandlas ofta som en andra klassens webb. När intranätet är lanserat så sätts den direkt på livsuppehållande support med minsta möjliga insats kring både teknik och innehåll. Även ett intranät behöver såklart omtanke och tid för teknisk förbättring och förändring.

 

Annika, webbstrategi och projektledning: Många intranät saknar mål och syfte. Hur ska man då kunna mäta, följa upp och förbättra sitt intranät? Ett annat problem är otydligt ägarskap, som ofta leder till att informationen inte hålls uppdaterad, relevant eller anpassad för målgrupperna.

 

Vad är viktigast att tänka på när man bygger ett nytt intranät?

 

Lina: Fråga er varför ni ska ha ett intranät och vad ni menar med intranät. Utgå inte från att alla har samma uppfattning om vad det betyder och vilka möjligheter som finns. Vad är det för behov som ska tillgodoses eller vilket problem ska lösas? Se till att de som ska använda intranätet också är med och påverkar hur det ska se ut och fungera. Det är ju för dem intranätet finns till.

 

Niklas: Även ur ett tekniskt perspektiv är det bra fundera över hur ni definierar begreppet intranät. Man måste titta på vilka andra tekniska lösningar och beroenden som finns och hur allt egentligen ska hänga ihop. Jag tycker att det är viktigt att använda öppna och modifierbara tekniker, ramverk och produkter så att man kan integrera med övriga system. Då är man ju också redo när det uppstår nya behov och slipper börja om från början.

 

Annika: Formulera mål och syfte tidigt och ta ut riktningen. Vad är det för effekter som ska uppnås? Var modig och arbeta efter devisen "good enough". Bygg lite i taget och lyssna på medarbetarna. En annan självklarhet är att kunna använda intranätet utanför arbetsplatsen och på vilken enhet man vill. Sitter du på flygplatsen ska du kunna komma åt intranätet lika enkelt som om du var på kontoret. Så intranätet ska vara tillgängligt var du vill, när du vill och från vilken enhet du vill.

 

Vilket arbetssätt rekommenderar vi för bästa resultat?

 

Annika: Forma ett projektteam som har mandat och tid. Projektet behöver en projektledare som har tid och kompetens och en styrgrupp som stödjer projektet utan att lägga sig i detaljer. Ha med både strategi, teknik och design som kompetenser redan från början. Och kanske det viktigaste: Arbeta agilt, tillsammans, och se till att det är duktiga personer och ett bra team som gör jobbet.

 

Lina: Involvera användarna, gör prototyper och iterera. Tänk som om det vore er externa webbplats! Även ett intranät ska förstås vara väldesignat och grafiskt tilltalande. Man måste lägga kärlek på användarupplevelsen! Ge personalen lika bra användarupplevelse på jobbet som på fritiden.

 

Niklas: Ta reda på vilka problem som ska lösas och vilka tekniska lösningar som redan finns. Tänk inte att ni ska hitta ett system som löser ALLA problem. Det blir aldrig bra! Se istället till att välja ett publiceringsverktyg som löser just ert problem riktigt bra, bygg in det i en helhetsarkitektur som tillåter att delar byts ut när det kommer nya bättre lösningar.

  

Forefront Consulting var en av utställarna på konferensen Smarta Intranät som arrangerades i Stockholm den 12 oktober. Två av talarna på konferensen representerade vår kund, Bonava. Åsa Säfvestad, HR-arkitekt, och Evin Khaffaf, kommunikationschef. De delade med sig av sina erfarenheter från när Bonava under stark tidspress skulle ta fram ett nytt intranät, ett varumärke och börsintroduceras.

 

--------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Annika Jansson, projektledare

Annika är en mycket erfaren webbprojektledare, van att driva komplexa projekt där verksamhetens behov återspeglas i den lösning som tas fram. De senaste femton åren har Annika arbetat med digital kommunikation, internkommunikation och införande av CMS-plattformen Episerver. Annika fungerar ofta som beställarstöd och håller även utbildningar inom webb.

 

Niklas Wanngren, systemarkitekt

Niklas är en utvecklare/systemarkitekt med fokus på content management systems (CMS) samt Elasticsearch. Han är en förespråkare av agila arbetssätt och agerar både som scrum master och agil coach.

 

Lina Holmgren, UX-strateg

Lina behärskar alla delar av att arbeta kundfokuserat i ett projekt: strategi och affärsutveckling, kundundersökningar, kravinsamling, analys och insikter, konceptutveckling och kvalitetssäkring. Hon arbetar gärna i workshop-form och är en mycket erfaren workshopledare. 

 

 

Nästa nyhet

Nytt partnerskap med ThoughtSpot

4 oktober 2017

B