Capex eller Opex – spelar det någon roll?

29 maj 2018

Capex – vad är det? Investopedia beskriver det såhär: “Capital Expenditure, eller CapEx, är kostnader som spenderas på att uppgradera eller utveckla befintliga tillgångar, för att på längre sikt uppnå en högre orderingång eller ta fram en ny produkt. CapEx används ofta när det kommer till ny utveckling eller investeringar”.

Alla kostnader som läggs på en aktivitet eller ett projekt som kommer skapa ett värde för kunden ska kategoriseras som ett Capex-projekt. De kostnader som inte gör det, till exempel underhåll av en plattform eller en fix av buggar, kan ofta kategoriseras som motsatsen – det vill säga ett Opex-projekt.

 

Varför är det viktigt att hålla isär begreppen?

När det kommer till de finansiella talen hos ett företag spelar Capex en stor roll då investeringen tas upp i bokföringen som en tillgång. Produkten skrivs av enligt gängse avskrivningsregler, allt eftersom den minskar i värde sedan tidpunkten då den införskaffades. När det kommer till beslutsfattande kan Capex ligga till grund för exempelvis beslut kring huruvida man ska köpa in en tjänst eller utveckla den internt. En jämförelse görs då för att uppskatta hur lång tid det skulle ta att själv utveckla programvaran i förhållande till vad det skulle kosta att köpa in tjänsten.

 

Håll koll på resurserna 

Om ett beslut tas att ändra fokus från ny utveckling till underhåll och support så kommer detta att påverka Capex negativt. Detta händer ofta när det har skett en stor lansering eller då någon i utvecklingsteamet är borta under en tid. Saknas en teammedlem är det nämligen lätt hänt att tid måste läggas på underhåll och support istället för nyutveckling. Men, om vi slutar ha koll på våra resurser så riskeras till slut få en obalanserad arbetsbörda, samtidigt som kostnader i form av konsulter som kallas in på ad hoc-basis kan komma att öka. Förloras kontrollen i för hög grad går det heller inte att kontrollera till 100% att kostnaden verkligen tillhör Capex och därför kan man inte bokföra den som sådan.  

 

Vikten av estimeringar 

Planerar vi inte utveckling vet vi inte heller hur många som projekt som kommer att bli klara i tid. Risken finns då att förlora marknadsandelar till ett konkurrerande företag. Detta kan ske ifall företaget har för många projekt igång, samtidigt som få projekt blir klara i tid eller då kunderna ej känner sig uppmärksammade längre. I vissa fall kan kostnaderna även bli högre om vi inte vet hur många konsulter som behövs nästkommande månad för att följa deadlines. Att komma på för sent att fler konsulter behövs och behöva ringa in personal på deras semester kan bli dyrt!

 

Return on Investment 

Att göra en analys för att följa upp projekt är såklart också viktigt. I vissa fall kan det vara svårt att göra en uppföljning på specifika projekt i en ström av nya kunder. Därför kan man ibland behöva se till totalkostnaderna i förhållande till antalet kunder för att på så sätt få fram ett någorlunda pålitligt värde.

 

Sammanfattning

För att hålla koll på Capex och se till att revisorer samt styrelsen i bolaget är nöjda krävs det att vi håller koll på tiden som spenderas på Capex men också på Opex. Det kan låta lättare än vad det är men grundregeln är att Capexkalkylerna ska uppdateras så fort det finns en stor förändring gällande kostnader eller organisationen.

 

Av: Magnus Åqvist, Managementkonsult på Forefront Consulting
Rekommendation för vidare läsning Risk in capital investment C

Nästa nyhet

GDPR – nödvändigt ont eller vägen till framgång? – 1. GDPR – dagen efter

28 maj 2018

B